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債権回収は、顧客から入金までの支払いサイトの長い業種に特に効果的です。あなたの会社では、顧客や外部スタッフの都合をそのまま受け入れていないですか。また、債権回収のサイクルは支払いは外部業者、外部スタッフの言われるままに支払ったりしていませんか。まずは会社全体の支払いサイトと債権回収のサイクルを把握することが必須です。
債権回収のサイクルを把握する
債権回収は、顧客から入金までの支払いサイトの長い業種に特に効果的です。例えば、建設業などでは、家を建築し、顧客から4000万円の入金が90日後であっても、自分の抱える建築士、左官屋、大工、内装業者などにはいつも30日後、60日後に支払いを行わなければならないといった場合、顧客からのの入金までの間は自社の体力でお金を回していかなければならなりません。体力がなければ倒産してしまいます。
こうした場合に、あなたの会社からの支払いサイト、あなたの会社の債権回収のサイクルを見直すことで、資金繰りが改善し、楽になります。
あなたの会社では、顧客や外部スタッフの都合をそのまま受け入れていないでしょうか？
また、会社全体で支払いと入金のサイクルを管理せずに債権回収のサイクルはそれぞれの営業担当者に任せきりだったり、支払いは外部業者、外部スタッフの言われるままに経理が支払ったりしていませんか？
このような状態にある場合、まずは会社全体の支払いサイトと債権回収のサイクルを把握することが必須です。
今後発生しそうな支払いや債権をまとめ、いつ支払いを行い、誰がいつ債権回収を行うか決め、期限を定めて状況を報告してもらうようにします。
支払いの督促を実施する
もし、入金が遅れている顧客がいれば、誰がいつどのように支払いの督促を行うかを決めて実施します。
1回の督促をしても債権回収ができない場合には、2回目の督促を行います。それでも支払いが行われない場合は、社長や別の担当者が3回目の督促を行うか、債権回収業者や弁護士に依頼するかも検討します。
債権回収は非常に重要です。しかしこればかりにとられて本業に影響がでる可能性があるので、毎週何曜日に入金予定リストを確認し、遅延者がいないかチェックします。債権回収の漏れを防止するマニュアルも作成するのもよいでしょう。
そして、新規顧客には支払いの期限を90日後ではなく、60日後、30日後にすれば、資金繰りはかなり改善します。そのために、新規顧客向けの契約書・申込書を作成し、説明用のスクリプトもあわせて作成しましょう。
やるべきタスク
- 債権サイクルを分類する。例）30日間以下、30～60日間
- 第１回支払督促状を作成する
- 第１回債権回収資料を相手に送付する
- 新規顧客向けスクリプト・契約書・申込書などを修正する
- 第２回支払督促状を作成する
- 残りの相手へ第２回支払督促状を送付する
- 債権回収業者・弁護士を選定する
- 残りの相手を業者・弁護士へ委任する
- 社長へ債権回収状況を報告する
